En condiciones normales, antes de contratar o utilizar servicios en la nube habría que evaluar otras opciones, comparar servicios y sopesar ventajas e inconvenientes.
Dada la situación actual y condicionados por la urgencia del momento, hay que asumir que los servicios en la nube nos ofrecen unas ventajas inmediatas que podemos y tenemos que aprovechar.
Es normal sentir una cierta preocupación por delegar la seguridad de tus archivos y tus datos a empresas que no se distinguen precisamente por el altruismo y el respeto al espíritu de las leyes.
A pesar de todo, la seguridad que ofrecen la mayoría de los servicios en la nube suele ser superior a la que puedes conseguir tú si no cuentas con la experiencia necesaria y los medios adecuados.
¿Dónde está la nube?
Resulta curioso constatar cómo se ha extendido el uso común del término «la nube». La verdad es que refleja perfectamente el concepto: algo blandito y cambiante, formado por miles de gotitas, que flota por ahí, y que deja caer lluvia para fertilizar y rayos para destruir.
Es tan difuso que todo el mundo termina por preguntarse «¿dónde están realmente mis archivos? En algún sitio tienen que estar, ¿no?».
Para empezar, no hay una sola nube. No es un sistema único que compartan muchos proveedores.
Y no todos los servicios que hay online se pueden llamar «nube». Llamar nube a una tienda online, aunque esté en un servidor online propio, es bastante pretencioso. Se supone que tiene que ser un servicio especialmente complejo, versátil, flexible, cambiante, distribuido… En definitiva, algo especial.
No hay una definición exacta, y va cambiando. Es como cuando miras una nube en el cielo y tu cerebro imagina primero una cara y después un perrito.
Cada proveedor gestiona sus propios centros de datos repartidos por todo el planeta. Son edificios nuevos, enormes, diseñados específicamente para albergar miles y miles de servidores con las máximas medidas de seguridad. Y todos los servidores de esos centros de datos, interconectados como si fueran una sola entidad, incluso entre varios centros, forman una de las nubes que podemos utilizar.
En muchos casos, las empresas propietarias de esos centros de datos no ofrecen directamente sus servicios. No son la marca que tú ves. Son «mayoristas» que alquilan esos servidores a otras empresas para que monten sus propias nubes de servicios.
Esos «minoristas» pueden crecer tanto que terminan montando sus propios centros de datos. Dropbox, al principio, era cliente de la nube de Amazon, pero luego construyó sus propios centros. Netflix ha hecho lo contrario, ha cerrado su infraestructura y ha montado su nube dentro de la nube de Amazon.
La principal característica de la nube es, precisamente, su flexibilidad. Todo puede cambiar en cualquier momento.
Entonces ¿dónde están las fotos que subes a Facebook, el vídeo comercial que has publicado en Youtube o la lista de precios que se van a descargar tus clientes? Ni la más remota idea. Pueden estar en Londres, en Miami, en Logroño o en Singapur (y lo de Logroño, en concreto, no es ninguna broma).
Son sistemas inteligentes que van colocando los archivos cerca de donde pueden estar los usuarios que lo van a descargar o donde los términos legales de tu contrato lo permita.
La magia del invento es que, para los usuarios… todo es… como una nube.
La ventajas actuales de la nube
La ventaja más valorada por los usuarios habituales de servicios en «la nube» es que facilita nuestra movilidad. Acceder a archivos y aplicaciones desde cualquier lugar —sobre todo para las personas que viajan por trabajo—, no tiene precio.
Recuerda que esa ventaja podía convertirse en inconveniente para muchas personas. Es un tema que he tratado en estos dos artículos:
Teletrabajos forzados: el horario laboral
Teletrabajos forzados: aplicaciones para el móvil
Ahora estamos confinados y tienes que trabajar desde casa. Las prioridades han cambiado.
La ventaja de la movilidad ya no es relevante. Ahora lo que necesitas es flexibilidad, acceso a contenidos remotos y seguridad.
Almacenamiento online o disco duro virtual
Es muy probable es que ya utilices servicios como Dropbox, iCloud, Google Drive, OneDrive y otros. Ya llevan bastantes años entre nosotros, y su uso está totalmente normalizado.
Dependiendo de tus necesidades y tus posibilidades económicas te recomiendo que investigues los planes de pago de esos servicios, porque además de una mayor capacidad de almacenamiento, te ofrecen otras funciones muy interesantes.
Y si tienes un interés especial por la seguridad y la confidencialidad de tus archivos, te invito a que investigues otras empresas similares, menos famosas, que ofrecen servicios de pago con otro tipo de prestaciones.
Como copia de seguridad adicional tienen un valor incalculable.
Los archivos importantes deberían estar siempre duplicados AL MENOS en dos lugares diferentes, separados como mínimo doscientos kilómetros. La solución más sencilla es tener la segunda copia en un servicio online, a salvo de robos, incendios, inundaciones, cuarentenas y cualquier otro desastre imprevisible que pueda suceder en tu zona.
Envío por email de archivos adjuntos
Si el envío de archivos muy grandes (como vídeo o imágenes) era parte de tu trabajo habitual supongo que ya conoces servicios como WeTransfer, Send Anywhere, Mail Drop, etc.
Si es algo nuevo para ti debido al teletrabajo, o solo tienes que mandar archivos grandes de forma ocasional, deberías probar esos servicios.
Enviar por email archivos gigantescos satura los servidores de correo y los ordenadores de los receptores. Hace que el email pierda su agilidad y conviene evitarlo.
Estas aplicaciones almacenan en la nube el archivo que tú mandas y envía al receptor un enlace para que se lo descargue cuando quiera o cuando pueda.
Las aplicaciones del epígrafe anterior sobre el almacenamiento de archivos en la nube también tienen funciones para facilitar el enívo de archivos por email.
Aplicaciones online: software como servicio
Esta ha sido la gran novedad de los últimos años, y sigue avanzando. No solo es una novedad tecnológica. También ha supuesto un cambio en el modelo de negocio del software.
En lugar de comprar licencias para utilizar una aplicación o encargar una nueva a medida, puedes «alquilar» el uso de una aplicación online, sin coste inicial y pagando según el volumen de uso o de usuarios.
Es una opción muy buena si tu empresa está empezando, si trabajas por tu cuenta, si el negocio depende de la época del año o si no sabes qué necesitas.
Como no tienes que invertir ni en licencias, ni en máquinas, ni en personal técnico, el beneficio es más que evidente.
Las empresas consolidadas tienen que hacer otras cuentas. A la larga puede salir caro y, si dejas de pagar la suscripción… ¡no puedes seguir utilizando el programa!
En esos casos es mejor el esquema tradicional de licencias y aplicaciones locales. Compras la licencia y la utilizas hasta que llegue el momento adecuado de actualizar.
Lógicamente, el mayor beneficio del «software como servicio» es para el fabricante del software, ya que va a tener una cartera de clientes constante y creciente, con ingresos fijos cada mes. También evita la piratería y tiene el control total del producto.
¿Y ahora son interesantes?
Si hay alguna aplicación online que te solucione la papeleta del confinamiento, ¡a por ella! ¡No lo dudes! Tengo mis reservas sobre su uso a largo plazo, pero en este momento, teletrabajando desde casa, ofrecen la mejor relación calidad/precio.
También hay aplicaciones que puedes utilizar para hacer mejor tu trabajo aunque el resto de personas de tu empresa no lo hagan. Siempre conviene unificar, por supuesto, pero si encuentras alguna que te pueda ser útil, no lo dudes, utilízala.
Tienes organizadores de tareas, gestión de clientes, contabilidad, procesadores de texto, hojas de cálculo, bases de datos, para dar clases online, para editar vídeo, hacer presentaciones, diseñar, escribir, tocar música, hacer menús familiares, enviar email, organizar la lista de la compra y cualquier otra necesidad que puedas tener.
Unas son de pago y otras son gratuitas. Algunas tienen una versión gratuita para uso personal o sin ánimo de lucro. También las hay que están ofreciendo sus servicios gratuitamente durante unos meses, para ayudar a superar la crisis actual.
Y no olvides las aplicaciones del tipo «navaja suiza». Uno de los mejores exponentes es Trello: puedes utilizarlo para organizar tu trabajo; para compartir información con otras personas o empresas; para gestionar tareas; escribir el borrador de un libro; hacer la lista de la compra o cualquier otra idea que te surja. La flexibilidad es absoluta.
Precauciones previas
Aunque te esté «invitando» a usar este tipo de aplicaciones durante esta primera etapa del teletrabajo por confinamiento, no es el momento de hacer cambios radicales, como mover toda la contabilidad de la empresa o la gestión de clientes.
Utiliza el sentido común.
Estoy evitando hacer sugerencias concretas porque desde estas líneas no puedo investigar por ti. Tienes que buscar y comparar, probando programas nuevos.
Sí, ya, no me lo cuentes… Ya sé que da mucha pereza. Es normal. Sobre todo si tienes que probar varios para compararlos, pero tienes que sobreponerte. No te queda otra.
Aquí se aplica la frase típica de los gimnasios: «si siempre haces lo que siempre has hecho, no conseguirás más de lo que ya tienes».
La seguridad en las aplicaciones online
Todas las aplicaciones online van a utilizar algún acceso seguro, generalmente un nombre de usuario y una contraseña.
Mi recomendación general es que no mezcles lo personal con lo profesional.
Utiliza un navegador para tus cosas personales y otro para las aplicaciones profesionales.
– Contraseña
- Si utilizas la misma contraseña para diferentes servicios, sea de lo que sea, coge el dispositivo con el que estás leyendo esto y golpéate quince veces la cabeza. Es lo que te haría yo si estuviera ahí contigo.
- Si utilizas la misma contraseña pero cambias un numerito para diferenciarlas… lo reduzco a diez golpes en la cabeza. De ahí no bajo.
– Nombre de usuario
- No utilices ni el nombre de usuario ni la misma cuenta de correo que utilizas para las cosas personales.
- No utilices nunca la cuenta de email de trabajo (salvo que sea una aplicación contratada y pagada por la empresa).
- Lo mejor es crear una cuenta de correo nueva para darte de alta en estos servicios. Por un lado mantienes la confidencialidad y, por otro, te evitas una gran cantidad de publicidad.
En resumen:
Si necesitas complementar la infraestructura que te ofrece tu empresa o no tienes otros medios, las aplicaciones online y el almacenamiento de archivos en la nube te ofrecen una fiabilidad y una seguridad muy superiores a la que podrías conseguir tú de forma casera si no tienes los medios técnicos necesarios.
Tendremos que aprender de esta experiencia e irnos preparando para poder salir indemnes de lo que pueda ocurrir en el futuro.
En este momento nos enfrentamos a una crisis global, pero no hay que olvidar que siempre puede ocurrir una crisis local o personal que nos afecte de una forma parecida.
No dejes de leer el resto de artículos de esta serie sobre el teletrabajo:
- «Trabajar EN casa» no es «Trabajar DESDE casa»
- Teletrabajos forzados: el horario laboral
- Teletrabajos forzados: el móvil y la voz
- Teletrabajos forzados: aplicaciones para el móvil
- Teletrabajos forzados: el ordenador (1)
- Teletrabajos forzados: el ordenador (2) La seguridad
- Teletrabajos forzados: redes e internet
- Teletrabajos forzados: servicios en la nube
