Teletrabajo: el ordenador (1)

En la oficina donde trabajabas hasta hace unas semanas tenías ordenador de sobremesa, teléfono, silla, mesa, archivadores y un cajón con una tableta de chocolate o gominolas…

Ahora estás en tu casa, en la mesa de la cocina, con una silla de tijera, un ordenador portátil antiguo y un cajón lleno de papel higiénico.

No me atrevo a adivinar de dónde ha salido ese ordenador, pero ahora es tu herramienta de trabajo principal y cabe la posibilidad de que no esté en las mejores condiciones, ni de hardware ni de software.

Antes de entrar en detalle, vamos a ver en qué situación estás:

Perfecta:
Tu empresa te proporciona un ordenador con las licencias de software necesarias.

• Puedes conectarte a la extranet corporativa y acceder desde tu casa a las aplicaciones de colaboración y a los documentos compartidos.

Más que razonable:
Tienes un buen ordenador que has comprado tú, pero te pagan las licencias de los programas necesarios.

• La empresa mantiene una infraestructura online segura que te permite trabajar con comodidad.

Razonable:
Tú aportas el ordenador y los programas.

• La empresa tiene al menos algún tipo de servidor conectado con el exterior o tiene contratado un servicio en la nube para compartir documentos.

Chunga:
Tienes un ordenador regulero que no usas desde hace años o que utilizaban tus hijos para jugar.

• La empresa no tiene ninguna infraestructura online y tenéis que enviar y recibir el trabajo como archivos adjuntos por email.

Chunga total:
No te queda más remedio que utilizar el ordenador familiar (bueno o malo).

• Tienes que compartirlo con tu pareja y tus hijos porque lo necesitan para el trabajo o los deberes del cole.

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Si tu situación es «Perfecta» o «Más que razonable» me atrevería a afirmar que ya trabajabas en remoto de vez en cuando o lo hacían otras personas de la empresa. Tenéis protocolos de seguridad, normas y experiencia. Vas a mantener tu productividad como si estuvieras en la oficina y tan solo tienes que tener en cuenta que tus clientes, proveedores y colaboradores externos pueden estar en las otras situaciones.

Si tu situación es «Chunga total» vas a necesitar instaurar unas normas estrictas y extremar las medidas de seguridad. Te recomiendo que vayas buscando una alternativa urgentemente.

En este artículo voy a revisar lo más básico del ordenador que vas a utilizar para trabajar desde casa. El siguiente tratará sobre la seguridad. 

Piensa en el futuro inmediato

La intención del primer artículo de esta serie («Trabajar EN casa» no es «Trabajar DESDE casa») era exponer las diferencias entre distintas formas de trabajar.

Los que trabajamos en casa habitualmente tenemos un nivel de productividad muy alto que hemos conseguido poco a poco, a base de pruebas y errores, invirtiendo tiempo y dinero en crear una buena infraestructura y unos buenos hábitos.

Si has empezado a teletrabajar en condiciones de guerrilla, tómatelo con calma, porque el ordenador es el elemento más caro y más importante.

Aunque sientas la tentación de querer empezar a lo grande, empieza con lo que tienes a mano y ya irás mejorando mientras estemos en esta situación. Nadie sabe cuánto va a durar en cada caso.

Normas familiares para cuidar tu ordenador

No es un buen momento para que se te rompa algo tan crítico como tu herramienta de trabajo. Y con la familia aburrida dando vueltas por la casa, las probabilidades aumentan.

• Tu ordenador NI SE TOCA NI SE MUEVE. Que quede claro para todo el mundo. Ni para jugar ni para nada.
• Si es un portátil de quita y pon, es mejor que seas tú quien lo cierre y lo coloque en un lugar seguro.
• Si trabajas en la cocina o en una mesa familiar tienes que evitar líquidos que puedan derramarse. NO USES VASOS PARA BEBER ni dejes un jarra cerca. Busca una botella con cierre o, mejor todavía, levántate cuando tengas sed, que te va a venir muy bien.
• Cuidado con los cables, en especial si no lo tienes en un lugar fijo.

Actualizaciones

Supongo que antes de empezar a teletrabajar hiciste una pequeña revisión del ordenador, sobre todo si llevaba tiempo sin utilizarse. Es importante que hayas comprobado que el sistema operativo y las aplicaciones estaban actualizadas.

Piensa que esa comprobación inicial es muy importante. Si has empezado a teletrabajar de forma temporal por obligación y sin los medios adecuados, tienes que tener mucho cuidado con lo que instales y actualices a partir de ahora.

Es importante no correr riesgos innecesarios:

• No instales nada nuevo que no necesites realmente.
• Evita instalar juegos.
• Instala TODAS las actualizaciones de seguridad, tanto del sistema como de las aplicaciones.
• No instales actualizaciones que no sean de seguridad hasta que hayas confirmado (en la web del fabricante o en sus foros) que funcionan bien.
• Una actualización innecesaria que genere problemas puede ser un desastre. Si tienes dudas, lo mejor es no actualizar.

Aplicaciones

Lo normal es que las aplicaciones que utilizabas para trabajar en la oficina también puedas utilizarlas teletrabajando. Las aplicaciones caras y especializadas tendrá que proporcionártelas la empresa. Las de ofimática quizá tengas que aportarlas tú. No es lo ideal, pero cabe esa posibilidad.

Si tienes problemas para instalar los paquetes de ofimática típicos (procesador de texto, hoja de cálculo, presentaciones, etc.), sobre todo en Windows, no olvides que hay alternativas de primer nivel:

• La más importante es OpenOffice.
  • Es gratuita, segura y tiene una calidad extraordinaria.
  • La tienes para Mac y para Windows.
  • Los archivos que maneja son compatibles con las aplicaciones habituales.

• Aplicaciones online, como las suites de ofimática de Microsoft, Apple, Dropbox o Google.
  • Las hay gratuitas y de de pago, con diferentes planes.
  • Tienen defensores y detractores.
  • La principal ventaja es que fucionan en el navegador y no necesitas instalar nada en el ordenador.

Correo electrónico

Es probable que en la oficina tuvieras un programa de correo «normal», que descargaba el email en tu ordenador.

Ahora que trabajas en casa y no sabes cuánto tiempo vas a seguir así, tendrás que evaluar si te interesa instalar el programa de correo en tu ordenador personal para descargar el correo o no.

En general, si en tu empresa no te han dado directrices concretas sobre cómo trabajar en remoto, te aconsejo que no lo hagas. Supongo que, al menos, te habrán dado un acceso para acceder a tu cuenta de email de la empresa mediante algún tipo de webmail online.

El correo web es más incómodo que un programa auténtico de correo, pero cuando vuelvas a la oficina no tendrás que sincronizar nada y no perderás nada. Tu ordenador principal sigue siendo el de la oficina, aunque ahora esté apagado.

Si insistes en instalarte un programa de correo, lo primero que necesitas es saber si la cuenta es POP o IMAP.

• Si es POP ten cuidado de no marcar la casilla de «borrar mensajes del servidor una vez descargados». Sincronizar todo de nuevo con el ordenador de la oficina puede complicarse bastante.
• Si la cuenta es IMAP, supongo que el departamento informático te habrá explicado lo que puedes y lo que no puedes hacer.

Si el teletrabajo va a ser temporal o si no hay un responsable técnico que te pueda ayudar, te recomiendo que utilices el correo online.

En resumen:

Este artículo no se puede resumir. Todos los puntos son igual de importantes.

Si tienes dudas te vendrá bien leerlo de nuevo en otro momento.

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