Teletrabajo: el horario laboral – Sencillo y digital

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Casi todo lo relacionado con el teletrabajo está relacionado con la tecnología informática y de telecomunicaciones. Supongo que también se puede hacer algo con papel, bolígrafo y unas palomas mensajeras, pero se escapa a mi experiencia.

Estas tecnologías se han convertido en la salvación de muchas empresas y muchos empleos. Y en esta situación de confinamiento hay que tener cuidado para que no afecten de forma negativa a nuestra vidas.

Por muy atractiva que sea para las empresas la posibilidad de mantenerse conectadas veinticuatro horas al día durante siete días a la semana, no hay que olvidar que somos humanos, y los humanos no podemos mantener ese ritmo.

NO PUEDES MANTENER LA CONEXIÓN 24 HORAS AL DÍA.
NO PUEDES EXIGIR A LOS DEMÁS QUE LO HAGAN.

Es comprensible que mucha gente lo intente a la desesperada. Hay un miedo terrible a perder el trabajo o perder la empresa. Pero esto va a ser largo, así que hay que dosificar el esfuerzo.

Quien se agote antes de tiempo… lo perderá todo.

Este artículo forma parte de una serie dedicada al «teletrabajo por obligación»:

¡Ya estás en tu casa!

¿Qué tal? ¿Sabías que tu casa era así a las nueve de la mañana, un martes? ¿No lo sabías? ¿No te gusta? Pues vas a estar aquí una buena temporarada, así que tómatelo con calma.

Expectativa: «¡Ya no tengo que ir a la oficina!».
Realidad: «La oficina viene a por mí».

Y, cuando digo «oficina», también estoy diciendo colegio, universidad, asociación, departamento de la admistración pública o cualquier centro de trabajo al que no se puede acudir en persona mientras dure el confinamiento.

De repente estás en tu casa, sin poder salir, en una silla de cocina, con un portátil antiguo, un móvil que echa humo, un montón de trabajo atrasado y caes en la cuenta de que te has dejado en la oficina quince cosas que necesitas.

En muy poco tiempo vas a descubrir, si no lo has descubierto ya, que tu jornada laboral ya no es de ocho horas al día, sino de veiticuatro.

¿Una pizarrilla con un horario?

Si tienes en casa niños pequeños o adolescentes y necesitas que todo el mundo respete normas y horarios, adelante. Un cuadrante familiar es una guía visual imprescindible que indica a los demás en qué momento del día está cada uno. Probablemente ya tenías una.

Pero a ti no te va a servir. Lo siento. Trabajar solamente durante las horas que has marcado de verde en el cuadrante es una ilusión. Al menos al principio.

Así no se puede vivir. Plantéatelo como el primer objetivo para los próximos días: encajar tu vida laboral en esos recuadros verdes.

El segundo será mantener el mismo nivel de productividad que tenías en la oficina.

La regla más importante

Cuando llames a alguien por teléfono, o mandes un email, o convoques una reunión online, piensa que la persona que está al otro lado de la línea puede tener un cuadrante con más colores que el tuyo. Es posible que ni siquiera tenga suficientes rotuladores de colores diferentes.

Tienes que evitar que el virus del estrés se propage a tu alrededor.

Si eres capaz de cumplir esto, y si consigues que lo cumplan los demás, este artículo no sería necesario.

A la hora de aportar técnicas e ideas he decidido no hacer distinción entre jefes/as y empleados/as. Cada cuál que se quede con lo que le toca y que entienda lo que hace la otra parte.

Tampoco quiero distinguir entre empresas que van a trabajar tanto o más que antes y empresas que están en modo de supervivencia o a medio gas.

El horario laboral

No sufras si no puedes cumplir tus horarios. Al principio confórmate con establecer límites.

Vas a sentir que tu vida laboral y tu vida personal se mezclan, se revuelven, se difuminan…, y eso hay que evitarlo.

Todo lo que antes era fijo y estable ha saltado por los aires. Está en nuestra mano mantener la serenidad durante este tiempo.

Aprovechando la tecnología y la humanidad a partes iguales, podremos conseguirlo.

Lucha contra la cadena de abusos

La crisis y el confinamiento pueden generar dos tipos de abusos:

Empresas que exigen lo imposible a su plantilla.
Empresas grandes que exigen lo imposible a empresas más pequeñas.

No es el momento de exigir respuestas inmediatas, atención urgente y dedicación exclusiva. En esta situación, es inmoral.

Además de las dificultades del teletrabajo hay empresas y departamentos que están diezmados por enfermedad.

Si piensas que puedes romper esa cadena por algún punto… ¡hazlo!

Primer paso:

Interésate por el estado personal de las personas de tu empresa y por la situación de las empresas con las que trabajas habitualmente

Tus compañeros/as:
- Quizá puedas descargar de trabajo a alguien que esté en peor situación que tú.
Tus empleados/as:
- Si tienen una situación personal difícil, intenta rebajar las exigencias durante el tiempo necesario.
Tus jefes/as:
- Quizá no duermen por las noches porque están a punto de perder su empresa.
Las empresas con las que trabajas habitualmente:
- También están formadas por personas, y están en la misma situación que tú.

Segundo paso:

Presta una atención exquisita a los horarios de los demás: respeto, cortesía, educación, empatía.

Tercer paso:

Define lo que es verdaderamente urgente. Si algo puede esperar, aunque sea un día, que espere.

Cómo gestionar el horario laboral

Ahora que ya sabes en qué situación personal está la gente con la que trabajas día a día, puedes empezar a planificar las cosas.

Tal y como comentaba en el artículo anterior («Trabajar EN casa» no es «Trabajar DESDE casa»), hay empresas que ya está preparadas, y pueden trabajar en remoto manteniendo su operativa intacta.

Las empresas y freelancers con experiencia previa en teletrabajo podemos mantener fácilmente los horarios anteriores o, al menos, evitar que se descontrolen demasiado.

Quienes se hayan incorporado a esta nueva realidad deprisa y corriendo, sin preparación, van a tener problemas, así que primero tienes que saber en qué situación estás.

He clasificado la capacidad para gestionar los horarios en tres niveles:

Perfecto:

Sigues el mismo horario laboral que si estuvieras en la oficina (descontando el tiempo que tardarías en ir y volver).

Apaga el teléfono cuando termina la jornada, y el email, también.
Si estás a cargo de algún equipo:
- Intenta que todo el mundo pueda mantener su horario.
- Demuestra tu capacidad directiva contagiando tranquilidad.
Seguramente tenéis canales de comunicación de emergencia ya establecidos, que todo el mundo conoce y que solo se usan en caso de extrema necesidad.
Si tratas con alguien que se acaba de incorporar al teletrabajo y no tiene tu experiencia, intenta ayudar.

Razonable:

Aunque los horarios laborales se hayan difuminado, todo el mundo sabe hacer su trabajo y tiene, más o menos, los medios adecuados para hacerlo.

No pasa nada si el horario se descontrola un poco. Es normal, pero dentro de unos límites.
Apaga el teléfono a partir de una hora prudencial acordada con el resto de la empresa. En la medida de lo posible, todo el mundo debe respetar ese límite.
No pasa nada por estar disponible más horas de las habituales para que nadie se quede a solas ante alguna duda.
La tranquilidad general vale mucho. Cinco minutos tuyos pueden tener un valor incalculable para otra persona.
No fomentes el agobio de los demás, y sé paciente si alguien te transmite ese agobio.
Si en tu trabajo pueden surgir emergencias, mantén un canal de comunicación extra (un teléfono personal) para utilizar única y exclusivamente en esa situación. Solo para emergencias reales.

Chungo:

Tu empresa está en modo «sálvese quien pueda», estás realizando y recibiendo llamadas a la desesperada, intentando hablar con personas nerviosas que intentan solucionar problemas complicados sin los medios necesarios.

A pesar de la urgencia, siempre hay una hora a partir de la cual es ABSOLUTAMENTE IMPOSIBLE solucionar nada. Déjalo para el día siguiente, no le cargues el marrón a otra persona para que se lo lleve a la cama.
Empieza por ti. A partir de esa hora crítica, no hagas más llamadas.
Tenéis que poneros de acuerdo en seguir unas normas mínimas de supervivencia. Es fundamental. Quedan MUCHOS días por delante.

Las comunicaciones

Dedicaré un artículo específico a las comunicaciones en el «teletrabajo de supervivencia», pero de momento quisiera confirmarte lo que ya has descubierto: las comunicaciones lo complican todo.

Antes veías a tus compañeros/as a todas horas, escuchabas conversaciones, te dabas cuenta de que alguien tenía un mal día, podías solucionar un problema con dos frases y una mirada, los acuerdos eran rápidos, el trabajo fluía con facilidad. Qué tiempos aquellos…

Ahora, para cualquier asunto, hasta para el mínimo detalle, tienes que hacer una llamada, mandar un mensaje o convocar una reunión online.

Es necesario definir las prioridades y aprovechar bien cada una de las conexiones.

El tiempo real de trabajo

No olvides que, además de hablar y escribir, tienes que hacer tu trabajo. La comunicación se ha complicado y lo va a complicar todo mientras intentas mantener la productividad.

Intenta diferenciar claramente el tiempo que dedicas a llamadas y mensajes y el tiempo que dedicas a «trabajar de verdad» (salvo que tu trabajo esté basado en hablar con gente, claro).

Las reuniones online

IMPORTANTÍSIMO: Hay quien piensa que convocar reuniones online es algo imprescindible para trabajar en remoto, porque lo ha leído en algún libro y quiere demostrar su modernidad. Pero si confías en que todo el mundo sabe hacer bien su trabajo y tú haces bien el tuyo, muchas reuniones online son pérdidas de tiempo que hay que evitar.

Si es necesario convocar una reunión online con varias personas, pregunta a todo el mundo cuándo puede conectarse. NUNCA DECIDAS LA HORA A TU CONVENIENCIA.

Algunos detalles a tener en cuenta:

A primera hora del día casi todo el mundo va a dedicar algo de tiempo a informarse de la situación sanitaria, política, legislativa, etc. También es cuando reciben las noticias sobre el estado de sus seres queridos.
Por la tarde, a última hora, es habitual hablar con familiares y amigos.
Antes de comer… hay que hacer la comida. No aparece en la mesa por arte de magia.
Quien tiene hijos, familiares o enfermos a su cargo puede tener sorpresas en cualquier momento.
Evita las reuniones diarias de rutina.
Selecciona cuidadosamente a los asistentes. Si alguien va a ser un mero oyente, que alguien redacte un resumen con lo más importante y que se lo envíe.

Si conoces bien la situación de la gente que trabaja contigo, ya sabes lo que tienes que hacer.

El trabajo por objetivos

Hasta ahora, el trabajo por objetivos era el lujo de las empresas chulas, una forma de trabajar en la que —generalmente— la empresa y la plantilla se benefician por igual.

Quizá sea el momento de implantarlo en más empresas. Es un buen momento para experimentar.

Si diriges una empresa o un equipo, tienes que confiar en que el equipo va a cumplir su trabajo. Hay quien se levantará a las cinco de la mañana. Hay quien trabajará cuando los niños estén en la cama. Hay quien trabajará en los huecos que encuentre. Pero todo el mundo va a hacer lo posible y lo imposible por cumplir con su trabajo.

Y, aunque tú puedas trabajar bien en casa y quieras prescindir de los horarios, aunque te sientas responsable de mil cosas, aunque te guste muchísimo tu trabajo, aunque no estés siguiendo las noticias y no hables con nadie por las tardes… quizá tus compañeros/as, jefes/as y subordinados/as no son como tú. Respeta su ritmo de trabajo.

Detalles personales

Para terminar, voy a enumerar algunos consejos útiles de índole personal. Son muy típicos, y te los encontrarás por todas partes, en cualquier manual de teletrabajo, pero no está de más recordarlos.

En realidad son los consejos cariñosos que os damos los freelancers que llevamos años encerrados en nuestras casas.

Levántate y acuéstate a horas razonables y mantén ese horario día tras día.
Aunque estés confinado, intenta diferenciar de alguna forma los fines de semana.
Vístete para trabajar, ¡aunque tengas pijamas muy chulos!
- Por si tienes una videoconferencia.
- Para que en tu casa se den cuenta de que estás en modo trabajo.
- Para mantener tu dignidad personal.
No comas mientras trabajas.
No trabajes mientras comes.
Levántate cada 15 o 20 minutos, aunque sea para ir a la cocina a beber agua (hay aplicaciones que puedes programar para que te avisen).
Haz algo de deporte casero:
- Si antes ibas a un gimnasio, repite lo que ya sabes.
  - Quizá estén emitiendo por Internet.
- Si te gusta, también es bueno bailar.
- Lo más importante es cuidar la espalda y evitar el acortamiento de los isquiotibiales, porque vas a estar muchas horas en una silla.
Si no tienes una buena silla, coge tres diferentes de toda la casa y ve cambiándolas cada hora, poniendo y quitando cojines, para que tu cuerpo no se quede anquilosado en una posición.
Si tienes la suerte de tener una ventana, un patio o un balcón soleado, no dejes de tomar el sol para cargarte de vitamina D haciendo pequeños descansos extra.
Aprovecha los pequeños descansos para enterarte de la actualidad, atender las redes sociales y los grupos familiares. Lo que no sea importante, apágalo.
Haz saber a quienes te rodean que ESTÁS TRABAJANDO: pareja, familia, hijos, vecinos. Tendrás que repetirlo muchas veces. No te enfades. Ten paciencia.
Si mantienes una rutina, todos a tu alrededor se irán integrando en ella.

Lo siguiente

Ya tienes una estructura para la jornada laboral.
Ya eres consciente de la situación en la que están quienes trabajan contigo.
Eres consciente de que para salir de esto hace falta un cincuenta por ciento de tecnología y un cincuenta por ciento de empatía.

Ahora llega el momento de la productividad. El móvil, el ordenador e Internet se van a convertir en el centro de tu universo. Lo trataré en el siguiente artículo.